Het korte antwoord
Er moeten drie dingen gebeuren voordat een PPN 006-plan af is:
- Het bestuur keurt het goed. Uw raad van bestuur, of het gelijkwaardige leidinggevende orgaan als u geen raad van bestuur hebt, beoordeelt het plan en stemt ermee in.
- Een bestuurder ondertekent de verklaring namens de organisatie, met vermelding van naam en functie.
- Het plan is gedateerd. De datum van goedkeuring door de directie is de publicatiedatum van het plan.
Meer is het niet. Er is geen vakje voor een auditor, een geaccrediteerde beoordelaar of een consultant. Wie de cijfers ook heeft opgesteld, of dat nu uw financieel manager, een operationeel leidinggevende of een externe adviseur is: de verantwoordelijkheid voor het plan ligt bij het bestuur.
Wat de bestuurder ondertekent
De verklaring in het overheidssjabloon is kort. In begrijpelijke taal bevestigt de bestuurder dat:
- het plan is opgesteld in overeenstemming met PPN 006 en de technische standaard voor Carbon Reduction Plans;
- de emissies zijn berekend volgens de corporate standard van het GHG Protocol, met de conversiefactoren van de Britse overheid voor bedrijfsrapportage;
- Scope 1 en 2 zijn gerapporteerd in overeenstemming met de SECR-eisen, en de vereiste scope 3-categorieën in overeenstemming met de technische standaard;
- het bestuur, of een gelijkwaardig leidinggevend orgaan, het plan op de vermelde datum heeft beoordeeld en goedgekeurd.
Vóór het ondertekenen moet de bestuurder er dus gerust op zijn dat de methode klopt, niet alleen dat de totalen redelijk lijken. Dat betekent niet elke berekening nalopen. Het betekent een paar goede vragen stellen.
Vragen die een bestuurder moet stellen voordat hij tekent
| Vraag | Hoe een goed antwoord eruitziet |
|---|---|
| Welke conversiefactoren hebben we gebruikt? | De DESNZ-set voor elk verslagjaar, niet één set voor alle jaren |
| Zijn alle vijf scope 3-categorieën gedekt? | Een cijfer voor 4, 5, 6, 7 en 9, of een vermelde reden waarom er een niet van toepassing is |
| Waar hebben we geschat? | Een korte lijst, zoals woon-werkverkeer uit een steekproefenquête, met de methode uitgelegd in het plan |
| Waarom dit basisjaar? | Een volledig jaar dat we kunnen onderbouwen, met de reden op papier |
| Wordt het groenestroomcontract eerlijk weergegeven? | Scope 2 locatiegebaseerd gerapporteerd, met een eventueel marktgebaseerd cijfer duidelijk gelabeld |
| Zijn onze reductieprojecten echt? | Specifieke projecten met jaartallen, waarvoor het bedrijf financiering heeft toegezegd |
Twijfelt u over de scope 3-categorieën, dan is onze post over de vijf categorieën die PPN 006 vraagt snel gelezen. Voor het basisjaar, zie zo kiest u een basisjaar, en voor elektriciteit, zie locatiegebaseerd versus marktgebaseerd.
Als u geen raad van bestuur heeft
De verklaring verwijst naar de raad van bestuur “of een gelijkwaardig leidinggevend orgaan”, dus het plan kan worden goedgekeurd door wie uw organisatie bestuurt. Bij een partnership of LLP zijn dat meestal de partners of leden die het bedrijf leiden; bij een goed doel de trustees. Een van de senior leden van dat orgaan ondertekent vervolgens en vermeldt zijn of haar functie. Stelt een aanbesteding eigen regels voor goedkeuring, volg die dan.
De goedkeuring vastleggen
Het is goed gebruik de goedkeuring in de notulen van een bestuursvergadering vast te leggen, en de werkdocumenten achter de cijfers te bewaren: rekeningen, tankpasoverzichten, de enquête over woon-werkverkeer en de rapporten van uw afvalinzamelaar. Niemand is verplicht ze te controleren, maar een inkoper kan vragen hoe een cijfer tot stand kwam, en de update van volgend jaar gaat veel sneller als u kunt zien wat u vorige keer deed.
Elk jaar opnieuw ondertekenen
Een Carbon Reduction Plan is geen eenmalige zaak. De technische standaard vraagt dat het binnen zes maanden na het einde van uw boekjaar wordt herzien en bijgewerkt, telkens met nieuwe goedkeuring door de directie. Elke versie krijgt een eigen datum, en het nieuwe plan vervangt het oude op uw website. Zie hoe u uw Carbon Reduction Plan publiceert.
Hoe Carbon Recycling helpt
Het Carbon Reduction Plan in Carbon Recycling bevat de standaardverklaring en velden voor de goedkeuring door het bestuur, de naam en functie van de ondertekenende bestuurder en de datum van goedkeuring. Tot dat allemaal is vastgelegd, draagt het plan een duidelijke banner “Concept”, zodat een niet-ondertekende versie niet voor de definitieve kan worden aangezien. Onze PPN 006-gids behandelt de rest van het plan.