Det korta svaret
Tre saker måste göras innan en PPN 006-plan är klar:
- Styrelsen godkänner den. Din styrelse, eller motsvarande ledningsorgan om du inte har någon styrelse, granskar planen och godkänner den.
- En styrelseledamot skriver under försäkran för organisationens räkning och anger namn och befattning.
- Planen dateras. Datumet för styrelsens godkännande är planens publiceringsdatum.
Det är allt. Det finns ingen ruta för en revisor, en ackrediterad bedömare eller en konsult. Oavsett vem som tog fram siffrorna, om det är din ekonomichef, en driftsansvarig eller en extern rådgivare, ligger ansvaret för planen hos styrelsen.
Vad styrelseledamoten skriver under på
Förklaringen i regeringens mall är ett kort uttalande. På enkel svenska bekräftar styrelseledamoten att:
- planen har upprättats i enlighet med PPN 006 och den tekniska standarden för Carbon Reduction Plans;
- utsläppen har beräknats enligt GHG Protocols företagsstandard, med den brittiska regeringens omräkningsfaktorer för företagsredovisning;
- scope 1 och 2 har redovisats i enlighet med kraven i SECR, och de obligatoriska kategorierna i scope 3 i enlighet med den tekniska standarden;
- styrelsen, eller motsvarande ledningsorgan, har granskat och godkänt planen på angivet datum.
Innan styrelseledamoten skriver under bör han eller hon alltså vara trygg med att metoden är rätt, inte bara att summorna verkar rimliga. Det betyder inte att kontrollera varje beräkning. Det betyder att ställa några bra frågor.
Frågor en styrelseledamot bör ställa innan hen skriver under
| Fråga | Hur ett bra svar ser ut |
|---|---|
| Vilka omräkningsfaktorer använde vi? | DESNZ uppsättning för varje redovisningsår, inte en uppsättning för alla år |
| Täcks alla fem kategorierna i scope 3? | En siffra för 4, 5, 6, 7 och 9, eller ett angivet skäl till att någon inte är tillämplig |
| Var har vi uppskattat? | En kort lista, till exempel pendling från en urvalsenkät, med metoden förklarad i planen |
| Varför detta basår? | Ett helt år som vi kan styrka, med skälet nedskrivet |
| Redovisas det gröna elavtalet ärligt? | Scope 2 redovisad platsbaserat, med eventuell marknadsbaserad siffra tydligt märkt |
| Är våra minskningsprojekt verkliga? | Specifika projekt med årtal, som företaget har beslutat att finansiera |
Om du är osäker på scope 3-kategorierna är vårt inlägg om de fem kategorier som PPN 006 kräver snabbläst. För basåret, se hur du väljer basår, och för el, se platsbaserad jämfört med marknadsbaserad.
Om du inte har någon styrelse
Förklaringen hänvisar till styrelsen ”eller motsvarande ledningsorgan”, så planen kan godkännas av dem som styr din organisation. För ett handelsbolag eller en LLP är det oftast de delägare eller medlemmar som leder verksamheten; för en välgörenhetsorganisation dess förvaltare. En av de ledande personerna i det organet skriver sedan under och anger sin befattning. Om ett anbud anger egna regler för godkännande, följ dem.
Dokumentera godkännandet
Det är god praxis att protokollföra godkännandet vid ett styrelsemöte och att spara underlagen bakom siffrorna: räkningar, utdrag från drivmedelskort, pendlingsenkäten och avfallsentreprenörens rapporter. Ingen är skyldig att granska dem, men en köpare kan fråga hur en siffra togs fram, och nästa års uppdatering går mycket snabbare om du kan se vad du gjorde förra gången.
Att skriva under på nytt varje år
En Carbon Reduction Plan är inte en engångsföreteelse. Den tekniska standarden kräver att den ses över och uppdateras inom sex månader efter räkenskapsårets slut, med nytt styrelsegodkännande varje gång. Varje version får sitt eget datum, och den nya planen ersätter den gamla på din webbplats. Se hur du publicerar din Carbon Reduction Plan.
Så hjälper Carbon Recycling
Carbon Reduction Plan i Carbon Recycling innehåller standardförklaringen och fält för styrelsens godkännande, den undertecknande styrelseledamotens namn och befattning samt datum för godkännandet. Tills alla dessa är ifyllda har planen en tydlig ”Utkast”-banderoll, så att en osignerad version inte kan förväxlas med den slutliga. Vår guide till PPN 006 tar upp resten av planen.